Как определить закупку, в которой стоит принять участие?

В этой статье мы рассмотрим важные моменты при участии в тендерах и дадим советы от экспертов по закупкам и тендерам.

Участие в тендерах - это один из способов получить заказы и расширить бизнес. Однако, не все тендеры одинаково выгодны для всех участников. Как определить, в каких закупках стоит принять участие? В этой статье мы рассмотрим важные моменты при участии в тендерах и дадим советы от экспертов по закупкам и тендерам.

Важные моменты при участии в тендерах

Перед тем как принять участие в тендере, необходимо провести анализ его выгодности для вашей компании. Важными моментами, которые нужно учитывать при выборе закупки, являются:

• размер контракта
• сложность проекта
• конкурентность
• соответствие требованиям тендера. 
• установленный срок на выполнение обязательств.

Также важно учитывать, кто проводит тендер, где будут проходить закупки и сколько времени осталось на подготовку заявки. Понимание этих факторов поможет компаниям выбирать наиболее выгодные тендеры для участия.

Кто проводит тендер?

Закупки и тендеры проводятся различными организациями: государственными и частными учреждениями, частными компаниями, а также крупными корпорациями. При выборе тендера для участия важно определить, какая организация является заказчиком, ее репутация, опыт работы и общественное восприятие. Если тендер проводится государственным органом, то он может быть более регулируемым и менее рискованным для участников, но требовать большего количества документов.

Где будут проходить закупки?

Закупки проходят на более 115 электронных площадках:

• Официальные сайты государственных и квазигосударственных закупок, где можно получить информацию о государственных заказах. 

В Казахстане таких сайтов три: goszakup.gov.kz - веб-портал государственных закупок Республики Казахстан; zakup.sk.kz - портал электронных закупок АО «ФНБ «Самрук-Қазына»; mitwork.kz - Евразийский электронный портал для проведения закупок квазигосударственных компаний и субъектов естественных монополий, таких как АО “НУХ “Байтерек”, АО “ЖССБ “Отбасы банк” АОО “НИШ”, «Международный технопарк IT - стартапов «Astana Hub» и другие.

• Коммерческие тендерные площадки: существуют частные информационные системы, которые публикуют заказы определенных компаний. В Казахстане их количество превышает сто. Например, Mp.kz - торговая площадка для проведения закупок и аукционов крупных компаний и банков второго уровня, таких как Forte, BCC, Halyk Bank, RBK, Jusan, ТОО “КаР-Тел”. Также существуют частные площадки, такие как BNECT Bazis-A, ETS Тендер, ERG, Казахмыс, Евразиантек, Казцинки другие.

Сколько времени осталось на подготовку заявки?

Сроки подготовки тендерной заявки могут варьироваться в зависимости от конкретного тендера и его требований. Обычно заказчик указывает в документации по тендеру точные сроки, в рамках которых поставщики должны подать свои заявки. Эти сроки могут быть различными в зависимости от требований проводимой площадки, способа закупок и сложности сбора документации.

На общих основаниях можно выделить следующие сроки:

1. Короткие тендеры: некоторые тендеры могут иметь краткий срок подачи заявок, например, от 5 до 10 рабочих дней. Это обычно случается в случае небольших закупок или срочных проектов.
2. Средние тендеры: более типичным является срок подготовки тендерной заявки от 2 до 4 недель. Это обеспечивает поставщикам достаточное время для изучения документации, подготовки предложений и сбора необходимых документов.
3. Длительные тендеры: некоторые сложные или крупные тендеры могут предоставлять срок подачи заявок в течение 20 дней. Это может быть связано с требованиями к подробному анализу и разработке предложения, а также с проведением предварительных испытаний или переговоров с заказчиком.

Что требует заказчик

При подаче тендерной заявки заказчик обычно требует предоставления определенной информации и документов для оценки и сравнения предложений со стороны поставщиков. Вот некоторые типичные требования, которые могут быть предъявлены заказчиком:

• Заявка на участие: Поставщик должен представить заполненную заявку на участие в тендере, которая может быть предоставлена в форме, указанной заказчиком.
• Квалификационные требования: Заказчик может запросить документы и информацию, подтверждающие квалификацию и компетентность поставщика. Это может включать регистрационные документы компании, свидетельство о государственной регистрации, налоговые справки, лицензию/разрешительный документ,материальные и трудовые ресурсы, сертификаты качества, референсы и прочее.
• Финансовая информация: На веб-портале государственных закупок, если сумма закупки превышает порог, установленный Правилами, то порталом проверяется данные о финансовой устойчивости компании. А на частных площадках, Заказчик может требовать предоставления данных о доходах и расходах поставщика, в виде форм финансовой отчетности за определенный период. и т.д. Это может быть необходимо для оценки финансовой устойчивости и способности поставщика выполнить контракт.
• Техническое предложение: Заказчик может потребовать подробного технического предложения, которое включает описание предлагаемых товаров, работ или услуг, технические характеристики, сроки выполнения, план работы и прочую информацию, связанную с выполнением контракта.
• Ценовое предложение: Поставщик должен представить ценовое предложение, указывающее стоимость предлагаемых товаров, работ или услуг. Это может быть представлено в форме фиксированной цены или цены, основанной на расчете или оценке с учетом всех расходов на выполнение данного контракта
• Дополнительные документы: Заказчик может запрашивать дополнительные документы или информацию, связанную с тендером. Это может включать банковские гарантии, страховые полисы, сертификаты соответствия и другие требуемые документы.

Конкретные требования заказчика могут варьироваться в зависимости от типа тендера, сектора деятельности и специфики проекта. Важно внимательно ознакомиться с документацией. Поскольку, вами поданная заявка считается согласием на все предъявляемые условия Заказчика.

Советы от экспертов по закупкам и тендерам

1. Оцените свои возможности: прежде чем приступать к поиску тендеров, необходимо рассмотреть свои возможности и определить, какие тендеры вам подходят и какие не подходят. Не стоит тратить время и ресурсы на участие в тендерах, которые вы не можете выполнить.
2. Изучите предмет закупки: прежде чем подавать заявку на участие в тендере, необходимо внимательно изучить все документы, связанные с предметом закупки. Это поможет вам лучше понять требования заказчика и определить свои возможности.
3. Оцените конкуренцию: изучите список участников и попытайтесь оценить их потенциал. Не стоит участвовать в тендере, где конкуренция слишком высока и шансы на победу малы.
4. Оцените потенциальную выгоду: оцените потенциальную выгоду от участия в тендере, включая прибыль и репутационный эффект.
5. Проверьте репутацию Заказчика: На некоторых тендерных площадках, есть реестр жалоб, где в открытом доступе можно скачать текст обращения. После ознакомления содержания более десяти жалоб, у Вас будет некая аналитика по рейтингу Заказчика. Кроме того, с недавних пор, на портале государственных закупок ввели проверку Заказчика по единому реестру должников. Если у Заказчика либо у руководящего состава имеется задолженность,то портал при подаче заявки Вас будет уведомлять. Этот функционал в какой-то степени, поможет Вам обезопасить от неудачных сделок.
6. Подготовьте качественную заявку: при подготовке тендерной заявки следует обратить особое внимание на ее качество и соответствие требованиям заказчика. Необходимо представить свою компанию в лучшем свете, показать свои преимущества и возможности.
7. Обеспечьте соблюдение всех формальностей: не забывайте о формальностях, связанных с участием в тендере. Обеспечьте своевременную подачу заявки, выполнение всех требований заказчика и соблюдение всех необходимых мер.
8. Еженедельно актуализируйте свои знания по нормативным документам: следите за новостями и изменениями в законодательстве о государственных закупках. Это поможет вам быть в курсе последних изменений и адаптироваться к новым условиям участия в тендерах.
9. Используйте дополнительные инструменты: это может быть сервис, который собирает все тендеры в одном месте.